Zájezd 16 seniorů do Krakova organizovala Radka Blažejová. Šlo o třetí akci, kterou koordinovala, a cítila se na ni připravená. Přesto se čtvrtý den strhla situace, která odhalila slabinu v předávání informací uvnitř skupiny.
Kdy komunikace přestala fungovat
Skupina se v Krakově rozdělila na volné odpoledne. Sraz byl domluven ústně při obědě: v 17:00 před hotelem. Jenže část skupiny odešla dříve a neslyšela upravenou hodinu srazu, která se posunula na 16:30 kvůli změně programu večeře.
Tři účastníci přišli v původní čas. Autobus mezitím odjel s ostatními a vrátil se pro ně o hodinu později. Atmosféra večera tím poznamenána nebyla, ale situace zbytečně stresovala všechny zúčastněné.
Proč tato chyba není ojedinělá
Radka spoléhala na přirozené šíření informací ve skupině. Předpokládala, že starší lidé budou spolu mluvit a informace se předají. To funguje ve stabilních skupinách přátel, ale ne v takové, kde se lidé znají jen povrchně.
Mobilní telefony sice většina měla, ale ne všichni měli Radčino číslo uložené nebo telefon zapnutý. Skupinový chat na WhatsApp existoval, ale čtyři členové ho nepoužívali.
Co funguje spolehlivěji
- Změny programu vždy písemně, vytištěné na malém lístku předaném každému osobně
- Před každým rozdělením skupiny ověřit, že každý slyšel aktuální informaci
- Určit jednoho kontaktního člověka z každé podskupiny, ne jen spoléhat na šéforganizátora
- Telefonní seznam celé skupiny vytisknout a rozdat při odjezdu
Radka po zájezdu změnila způsob předávání operativních změn. Lístek místo ústního sdělení přidává 3 minuty práce, ale odstraní nejasnosti, které vznikají ve velké skupině lidí různého věku a pozornosti.